Respuesta rápida: el mantenimiento informático de un centro educativo funciona mejor cuando es preventivo y periódico, no solo cuando algo se rompe. En la práctica significa: un técnico que conoce el centro y lo visita con una frecuencia fija (por ejemplo, semanal), un inventario actualizado de equipos, actualizaciones y copias de seguridad bajo control, un canal claro para avisar de incidencias y un plazo comprometido para las urgencias que paran la clase. Lo que no debe faltar en el acuerdo: qué está incluido, qué se presupuesta aparte, el tiempo de respuesta y cómo se protegen los datos del alumnado.
En esta guía
- Para quién es esta guía
- Qué incluye un buen mantenimiento informático escolar
- Externalizar o resolverlo con personal propio
- Cómo organizarlo en 6 pasos
- Qué preguntar al proveedor antes de firmar
- Interfonía: la gran olvidada
- Centros de atención temprana y EOEP
- Cómo lo hace Prosetic
- Zona de servicio
- Preguntas frecuentes
- Fuentes y páginas relacionadas
Para quién es esta guía
Para directores, jefes de estudios, secretarios y coordinadores TIC de colegios e institutos públicos, concertados y privados, CEIPSO, centros de educación especial (CEE), escuelas infantiles, escuelas de idiomas, centros de atención temprana (CAT) y EOEP de la Comunidad de Madrid. Si en tu centro la informática depende de "el profesor que sabe", de llamadas sueltas a una tienda o de un contrato que nadie sabe muy bien qué cubre, esta guía te ayuda a ordenarlo.
Qué incluye un buen mantenimiento informático escolar
Un servicio completo cubre cinco frentes. Úsalos como lista para comparar propuestas:
- Mantenimiento preventivo programado. Revisión periódica de aulas de informática, despachos, secretaría y sala de profesores: actualizaciones, antivirus, limpieza de perfiles, comprobación de impresoras y red. El objetivo es que los problemas aparezcan en la revisión y no en mitad de una clase.
- Mantenimiento correctivo. Reparación de averías de hardware y software en ordenadores de sobremesa y portátiles, con un plazo de respuesta pactado para urgencias.
- Soporte remoto. Resolver a distancia lo que no exige ir al centro: una contraseña, una impresora que no aparece, un programa que no arranca. Bien montado, evita esperas de días por problemas de minutos.
- Seguridad y datos. Copias de seguridad, parches, control de accesos y un registro de quién se conecta a los equipos y cuándo. En un centro educativo esto no es opcional: se tratan datos de menores (lo vemos en la guía de ENS y RGPD).
- Asesoría. Ayuda para decidir qué comprar, qué renovar y qué no merece la pena reparar, y para preparar el inicio de curso.
Externalizar o resolverlo con personal propio
Muchos centros funcionan con un docente que dedica parte de su horario a la coordinación TIC. Es una figura valiosa para la parte pedagógica, pero tiene límites para el mantenimiento técnico:
| Criterio | Servicio externo especializado | Docente o apoyo esporádico |
|---|---|---|
| Frecuencia | Visitas fijas pactadas | Cuando hay tiempo o cuando algo falla |
| Urgencias | Plazo de respuesta comprometido | Sin compromiso de plazo |
| Dedicación | Exclusiva al mantenimiento | Compartida con la docencia |
| Coste | Cuota previsible | Gastos imprevistos por avería |
| Continuidad | Técnico asignado, con relevo | Depende de una persona |
La combinación más habitual es que el coordinador TIC se centre en el uso educativo y el proveedor externo se encargue de que todo funcione.
Antes y después: casos habituales que vemos en centros
Cuando empezamos a trabajar con un centro que hasta entonces resolvía las averías a base de avisos sueltos, solemos encontrar los mismos problemas. Esto es lo que cambia cuando pasan a tener un mantenimiento periódico:
| Lo que vemos al llegar | Cómo queda con mantenimiento |
|---|---|
| Internet o servidor: cortes de conexión, wifi que no llega a algunas aulas y un servidor que nadie revisa | Red y wifi revisadas, cortes localizados en su origen y servidor vigilado, con actualizaciones y copias de seguridad bajo control |
| Ordenadores desactualizados o lentos: equipos que tardan en arrancar, actualizaciones pendientes y programas acumulados | Equipos actualizados y limpios, y una lista clara de cuáles conviene reparar o renovar |
| Pantallas que no funcionan bien: paneles y proyectores sin imagen, táctil descalibrado o sin sonido | Paneles y proyectores revisados aula por aula, con los fallos resueltos en la visita o planificados |
| Avisos que se acumulan: el profesorado da clase con lo que funciona y los problemas se arrastran | Un técnico que conoce el centro, visitas fijas y un registro de lo pendiente |
Cómo organizarlo en 6 pasos
- Haz inventario. Cuántos equipos hay, de qué año, dónde están y quién los usa. Incluye portátiles de préstamo, paneles interactivos, proyectores, impresoras, red wifi y también la interfonía, que suele olvidarse.
- Define qué es urgente. Por ejemplo: un aula sin proyector o la secretaría sin acceso a la aplicación de gestión es urgente; un ratón roto en la biblioteca, no.
- Pide una valoración inicial. Un proveedor serio visita el centro, revisa la infraestructura y te propone un plan antes de firmar nada.
- Fija la frecuencia y las horas de visita. Mejor un día fijo a la semana que coincida con menos actividad en las aulas TIC.
- Acuerda el canal de avisos. Una sola vía (correo, formulario o aplicación de tickets) para que nada se pierda en conversaciones de pasillo.
- Revisa cada trimestre. Incidencias abiertas, equipos que conviene renovar y necesidades para el curso siguiente.
Qué preguntar al proveedor antes de firmar
- ¿Qué está incluido en la cuota y qué se presupuesta aparte (piezas, periféricos, portátiles)?
- ¿Cuál es el plazo de respuesta para una urgencia que afecta a la actividad lectiva?
- ¿Vendrá siempre el mismo técnico? ¿Qué pasa en sus vacaciones?
- ¿Hay permanencia o penalización por baja?
- ¿Cómo se registran las conexiones remotas? ¿Firmaréis el contrato de encargado del tratamiento de datos?
- ¿Qué ocurre en agosto o en periodos sin actividad?
- ¿Cubrís también audiovisuales, paneles interactivos o interfonía, o tendré que buscar a otra empresa?
Interfonía: la gran olvidada
La interfonía (porteros, centralita interna y placas de llamada) es parte de la seguridad del centro y casi nunca entra en el contrato informático. Conviene tenerla con revisiones programadas a lo largo del curso. En Prosetic el mantenimiento de interfonía incluye 3 revisiones anuales con 2 técnicos por visita y atención a incidencias generales (caídas del sistema o fallos de centralita); la avería de un único telefonillo se presupuesta aparte.
Centros de atención temprana y EOEP
Los CAT y los EOEP trabajan con informes, valoraciones y diagnósticos de menores, que son datos de salud y tienen la máxima protección (art. 9 del RGPD). Además del mantenimiento normal, necesitan cifrado, copias verificadas y un control estricto de quién accede a cada equipo. Prosetic tiene un servicio específico para CAT.
Cómo lo hace Prosetic
- Visita semanal con un número de horas pactado y técnico habitual asignado.
- Tarifa plana de mano de obra: reparación de PCs de sobremesa (hardware y software) y averías de software en portátiles. Periféricos, averías de hardware en portátiles y piezas se presupuestan aparte, con tarifa de cliente preferente.
- Urgencias que afectan a la actividad lectiva en 24-48 horas laborables; incidencias menores, en la siguiente visita.
- Sin permanencia: acuerdo mensual.
- Manos Remotas: monitorización 24/7 y soporte remoto, con cada conexión cifrada y registrada.
- Alta en una semana: firma y anexo de protección de datos, inventario, configuración y servicio operativo.
Zona de servicio
Prosetic trabaja en la Comunidad de Madrid. Nuestra zona de mayor presencia es el sur y el suroeste: Parla, Madrid capital, Getafe, Alcorcón, Leganés, Móstoles, Fuenlabrada, Pinto, Casarrubuelos, Torrejón de la Calzada, Navalcarnero y Valdemoro. También damos servicio en Majadahonda, Las Rozas de Madrid, Colmenar Viejo, Alcobendas, Alcalá de Henares, Torrejón de Ardoz y Collado Villalba. Si tu municipio no aparece, consulta la página de cobertura o llámanos.
Hoy atendemos a más de 30 centros educativos, 12 de ellos en Parla: colegios (CEIP y CEIPSO), institutos, un centro de educación especial, un centro de atención temprana y un EOEP.
Preguntas frecuentes
Depende del tamaño y del número de equipos, pero una visita semanal fija es lo que mejor funciona para que el mantenimiento sea preventivo. Con visitas mensuales o a demanda, los problemas se acumulan entre una y otra.
No hay un precio único: depende del número de equipos, de las horas de visita y de lo que se incluya. Lo razonable es pedir una valoración gratuita del centro y comparar propuestas con el mismo alcance. En Prosetic la propuesta se entrega en 48 horas tras la auditoría previa.
Por eso no damos precios cerrados en esta guía: si quieres saber cuánto costaría en tu centro, pide presupuesto y te preparamos una propuesta a medida.
Los centros públicos y concertados que trabajan con Prosetic lo hacen mediante un contrato privado de servicios firmado con el centro. Lo explicamos paso a paso, con el contexto del contrato menor, en la guía para contratar el mantenimiento informático.
Las averías de software en portátiles entran en la tarifa plana de Prosetic; las averías de hardware se presupuestan aparte. Conviene aclarar este punto con cualquier proveedor, porque es donde más diferencias hay.
Las urgencias que afectan a la actividad lectiva se atienden en 24-48 horas laborables y muchas se resuelven antes en remoto. Lo menor espera a la siguiente visita.
Fuentes y páginas relacionadas
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 9: EUR-Lex
- Servicio de mantenimiento informático de Prosetic
- Checklist TIC de inicio de curso